Centralizirano upravljanje radnim vremenom za moderne tvrtke
OTP platforma objedinjuje sve aspekte planiranja radnog vremena u jednom sustavu. Upravljajte
godišnjim odmorima, smjenama, zahtjevima za odsutnost i evidencijom radnih sati kroz intuitivno
sučelje dostupno s bilo kojeg uređaja. Sustav automatizira administrativne procese i omogućuje HR
timovima fokus na strateške zadatke.
OTP sustav sastoji se od četiri međusobno povezana modula koji pokrivaju sve
potrebe suvremenog upravljanja radnim vremenom. Svaki modul dizajniran je za specifične zadatke, ali svi
dijele zajedničku bazu podataka što osigurava dosljednost informacija kroz cijelu organizaciju.
Modul godišnjih odmora
Sustav automatski prati preostale dane godišnjeg odmora za svakog zaposlenika prema ugovoru o
radu i zakonskim propisima. Zaposlenici mogu pregledati svoj saldo, vidjeti odobrene i planirane
odmore kolega iz istog odjela te podnijeti zahtjev kroz digitalni obrazac. Voditelji dobivaju
pregled svih zahtjeva s kontekstom o popunjenosti tima u traženom periodu. Sustav može biti
konfiguriran za automatsko odobravanje prema unaprijed definiranim pravilima ili za ručno
odobravanje od strane nadređenih.
Planiranje smjena
Vizualni kalendar omogućuje planiranje smjena za cijelu organizaciju ili pojedine odjele. Sustav
podržava različite tipove smjena (jutarnja, popodnevna, noćna, vikend) s mogućnošću definiranja
radnog vremena za svaku smjenu. Zaposlenici mogu vidjeti svoj raspored unaprijed, primati
obavijesti o promjenama i zatražiti zamjenu s kolegama. Voditelji mogu pratiti pokrivenost
smjena, identificirati praznine u rasporedu i brzo reagirati na neočekivane odsutnosti. Sustav
također omogućuje rotaciju smjena prema unaprijed definiranim obrascima.
Upravljanje zahtjevima
Digitalni tijek rada za sve vrste zahtjeva vezanih uz radno vrijeme: bolovanja, privatni dani,
kompenzacije prekovremenih sati, rad od kuće i drugi tipovi odsutnosti. Svaki zahtjev prolazi
kroz definirani proces odobravanja s mogućnošću višerazinskog odobravanja. Sustav čuva potpunu
povijest svih zahtjeva s vremenskim oznakama i komentarima. HR odjel ima centralizirani uvid u
sve zahtjeve kroz organizaciju, što omogućuje analizu trendova i planiranje resursa. Automatske
obavijesti osiguravaju da svi relevantni akteri budu informirani o statusu zahtjeva.
Evidencija radnog vremena
Sustav automatski bilježi i izračunava radne sate na temelju planiranih smjena, odobrenih odmora
i drugih odsutnosti. Podržava različite modele radnog vremena: puno radno vrijeme, nepuno radno
vrijeme, fleksibilno radno vrijeme i rad na projektima. Automatski izračun prekovremenih sati
prema zakonskim propisima i internim pravilima tvrtke. Izvještaji se mogu generirati za pojedine
zaposlenike, odjele ili cijelu organizaciju u različitim vremenskim periodima. Podaci se mogu
izvesti u formatima prikladnim za sustave obračuna plaća i računovodstvene sustave.
Arhitektura temeljena na oblaku
OTP je razvijen kao web aplikacija s arhitekturom oblaka, što znači da su svi podaci pohranjeni na
sigurnim poslužiteljima i dostupni putem internetskog preglednika. Ovaj pristup eliminira potrebu za
instalacijom softvera na pojedinačnim računalima i omogućuje pristup sustavu s bilo kojeg uređaja
koji ima internetsku vezu - računala, tableta ili pametnih telefona.
Podaci su zaštićeni višeslojnom enkripcijom tijekom
prijenosa i pohrane. Sustav koristi SSL/TLS certifikate za sigurnu komunikaciju. Automatske
sigurnosne kopije izvode se dnevno s mogućnošću vraćanja podataka u slučaju potrebe. Pristup
podacima kontroliran je kroz sustav korisničkih uloga i dozvola.
Sustav je dostupan 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu s
garantiranom dostupnošću od 99.5%. Infrastruktura je distribuirana kroz više podatkovnih centara
što osigurava kontinuitet rada čak i u slučaju tehničkih problema na jednoj lokaciji. Redovito
održavanje izvodi se u periodima minimalne aktivnosti korisnika.
Korisničko sučelje prilagođava se automatski veličini
i orijentaciji ekrana. Sve funkcionalnosti dostupne su na mobilnim uređajima s optimiziranim
kontrolama za dodir. Sustav podržava sve moderne preglednike i operativne sustave bez potrebe za
dodatnim aplikacijama.
Tijek rada u OTP sustavu
1
Inicijacija zahtjeva
Zaposlenik se prijavljuje u sustav koristeći svoje korisničke podatke. U svom profilu može
vidjeti preostale dane godišnjeg odmora, povijest prethodnih zahtjeva i trenutni raspored. Kroz
obrazac za novi zahtjev odabire tip odsutnosti, period i može dodati napomenu. Sustav automatski
provjerava dostupnost dana i upozorava na moguće konflikte s već planiranim odmorima u timu.
2
Obavijest i pregled
Nadređeni voditelj prima obavijest o novom zahtjevu putem e-pošte i unutar sustava. Prilikom
pregleda zahtjeva, sustav prikazuje kontekstualne informacije: koliko je još članova tima
odsutno u tom periodu, kakva je trenutna popunjenost odjela, postoje li kritični projekti ili
rokovi. Voditelj također vidi povijest prethodnih zahtjeva zaposlenika i njegov ukupni saldo
dana.
3
Odluka i komunikacija
Voditelj može odobriti zahtjev, odbiti ga s obrazloženjem ili zatražiti dodatne informacije od
zaposlenika. Sve akcije bilježe se u sustavu s vremenskom oznakom. Ako je potrebno višerazinsko
odobravanje, zahtjev automatski prelazi na sljedeću razinu. Zaposlenik prima trenutnu obavijest
o statusu svog zahtjeva. U slučaju odbijanja, može vidjeti razlog i podnijeti novi zahtjev za
alternativni period.
4
Automatska integracija
Nakon odobrenja, sustav automatski ažurira sve povezane module. Kalendar zaposlenika i tima
prikazuje odobreni odmor. Saldo preostalih dana se smanjuje za traženi period. Evidencija radnog
vremena bilježi odsutnost s odgovarajućim kodom. Ako je potrebno, sustav može generirati
obavijesti za druge članove tima ili automatski pokrenuti proces traženja zamjene za smjene. Svi
podaci odmah su dostupni HR odjelu za daljnje izvještavanje i analizu.
Upoznajte se s mogućnostima sustava
Naš tim može organizirati detaljnu prezentaciju OTP sustava prilagođenu specifičnim potrebama vaše
organizacije. Tijekom prezentacije ćete vidjeti sve module u akciji, moći ćete postaviti pitanja o
integraciji s postojećim sustavima i dobiti informacije o procesu implementacije. Ispunite obrazac i
kontaktirat ćemo vas u roku od 24 sata.
Ova web stranica koristi kolačiće za poboljšanje korisničkog iskustva.
Politika privatnosti
OTP sustav prikuplja i obrađuje osobne podatke korisnika u svrhu pružanja usluge upravljanja radnim
vremenom. Prikupljeni podaci uključuju ime, prezime, e-mail adresu, naziv tvrtke i broj zaposlenika. Ovi
podaci koriste se isključivo za komunikaciju s potencijalnim i postojećim korisnicima te za pružanje i
poboljšanje usluge.
Svi osobni podaci pohranjuju se na sigurnim poslužiteljima smještenim unutar Europske unije u skladu s
GDPR propisima. Podaci su zaštićeni tehničkim i organizacijskim mjerama koje sprječavaju neovlašteni
pristup, gubitak ili oštećenje podataka.
Vaši podaci neće biti dijeljeni, prodani ili ustupljeni trećim stranama bez vašeg izričitog pristanka,
osim u slučajevima kada je to zakonski obvezno. U svrhu pružanja usluge, podaci mogu biti dostupni
ovlaštenim zaposlenicima OTP-a koji su obvezani čuvati povjerljivost.
Kao korisnik imate pravo na pristup svojim osobnim podacima, pravo na ispravak netočnih podataka, pravo
na brisanje podataka (pravo na zaborav), pravo na ograničenje obrade i pravo na prenosivost podataka. Za
ostvarivanje ovih prava možete kontaktirati naš tim putem e-pošte ili telefona navedenih u kontakt
sekciji.
Osobni podaci čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno za pružanje usluge ili dok ne zatražite njihovo
brisanje. Nakon prestanka korištenja usluge, podaci se mogu čuvati dodatno razdoblje ako je to potrebno
za ispunjavanje zakonskih obveza ili rješavanje sporova.
Uvjeti korištenja
Korištenjem OTP web stranice i sustava prihvaćate ove uvjete korištenja u cijelosti. Molimo pažljivo
pročitajte ove uvjete prije korištenja usluge. Ako se ne slažete s bilo kojim dijelom ovih uvjeta, ne
koristite OTP sustav.
OTP sustav namijenjen je poslovnim korisnicima - tvrtkama i organizacijama koje žele upravljati radnim
vremenom svojih zaposlenika. Usluga uključuje module za planiranje godišnjih odmora, smjena, zahtjeva za
odsutnost i evidencije radnog vremena.
Korisnici su odgovorni za čuvanje povjerljivosti svojih pristupnih podataka (korisničko ime i lozinka).
Svaka aktivnost koja se odvija pod vašim korisničkim računom smatra se vašom odgovornošću. U slučaju
sumnje na neovlašteni pristup vašem računu, odmah obavijestite OTP tim.
Zabranjeno je korištenje sustava u nezakonite svrhe, za distribuciju zlonamjernog softvera, za
narušavanje sigurnosti sustava ili na bilo koji način koji može oštetiti OTP infrastrukturu ili druge
korisnike. Zabranjeno je pokušavanje neovlaštenog pristupa dijelovima sustava koji vam nisu namijenjeni.
OTP zadržava pravo izmjene ovih uvjeta korištenja u bilo kojem trenutku. O značajnim promjenama korisnici
će biti obaviješteni putem e-pošte ili obavijesti unutar sustava najmanje 30 dana prije stupanja na
snagu promjena. Nastavak korištenja usluge nakon stupanja na snagu promjena smatra se prihvaćanjem novih
uvjeta.
OTP ne preuzima odgovornost za štetu nastalu zbog prekida u radu sustava, gubitka podataka ili
nemogućnosti pristupa usluzi, osim u slučajevima grube nepažnje ili namjere. Korisnici su odgovorni za
redovito stvaranje sigurnosnih kopija važnih podataka.
Politika kolačića
OTP web stranica koristi kolačiće (cookies) - male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na vaš uređaj
kada posjetite stranicu. Kolačići omogućuju web stranici da zapamti vaše radnje i postavke kroz određeno
vremensko razdoblje.
Tehnički nužni kolačići: Ovi kolačići su neophodni za osnovno funkcioniranje web
stranice. Omogućuju navigaciju kroz stranicu, pristup zaštićenim područjima i korištenje osnovnih
funkcionalnosti. Bez ovih kolačića web stranica ne može pravilno funkcionirati. Tehnički kolačići
uključuju kolačiće za upravljanje sesijom, kolačiće za autentifikaciju korisnika i kolačiće za
sigurnost. Ovi kolačići ne prikupljaju informacije koje se mogu koristiti za marketing ili praćenje
vaših aktivnosti na drugim web stranicama.
Analitički kolačići: Ovi kolačići prikupljaju informacije o tome kako posjetitelji
koriste web stranicu - koje stranice posjećuju najčešće, koliko vremena provode na pojedinim stranicama,
koje poruke o greškama primaju. Svi podaci prikupljeni putem analitičkih kolačića su agregirani i
anonimizirani. Koristimo ih isključivo za poboljšanje funkcioniranja web stranice i korisničkog
iskustva. Analitički kolačići aktiviraju se samo uz vaš pristanak.
Upravljanje kolačićima: Možete kontrolirati i/ili brisati kolačiće prema želji. Možete
obrisati sve kolačiće koji su već pohranjeni na vašem uređaju i možete postaviti većinu preglednika da
blokiraju pohranjivanje kolačića. Međutim, ako to učinite, možda ćete morati ručno prilagođavati neke
postavke svaki put kada posjetite stranicu, a neke funkcionalnosti možda neće raditi pravilno.
Postavke kolačića možete promijeniti u bilo kojem trenutku kroz postavke vašeg internetskog preglednika.
Detaljne upute za upravljanje kolačićima možete pronaći u dokumentaciji vašeg preglednika.
Izjava o pristupačnosti
OTP je posvećen osiguravanju digitalne pristupačnosti za sve korisnike, uključujući osobe s
invaliditetom. Kontinuirano radimo na poboljšanju pristupačnosti naše web stranice i sustava kako bismo
osigurali da svi korisnici mogu jednako pristupiti informacijama i funkcionalnostima.
Standardi pristupačnosti: OTP web stranica dizajnirana je u skladu s Web Content
Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 razine AA. Ove međunarodne smjernice definiraju kako učiniti web
sadržaj pristupačnijim osobama s različitim vrstama invaliditeta, uključujući vizualne, slušne,
motoričke i kognitivne poteškoće.
Implementirane mjere pristupačnosti:
Semantički HTML kod koji omogućuje čitačima ekrana pravilno interpretiranje strukture stranice
Alternativni tekstovi (alt atributi) za sve slike i grafičke elemente
Dovoljan kontrast boja između teksta i pozadine (minimalni omjer 4.5:1 za normalan tekst)
Mogućnost navigacije putem tipkovnice bez korištenja miša
Jasno označeni fokus elementi za korisn ike koji navigiraju tipkovnicom
Responzivni dizajn koji se prilagođava različitim veličinama ekrana i omogućuje zumiranje do 200%
Jasne i deskriptivne oznake za sve interaktivne elemente i forme
ARIA (Accessible Rich Internet Applications) atributi za složenije komponente sučelja
Povratne informacije: Ako naiđete na bilo kakve prepreke u pristupačnosti prilikom
korištenja OTP web stranice ili sustava, molimo vas da nas kontaktirate. Vaše povratne informacije su
nam važne i pomoći će nam da kontinuirano poboljšavamo pristupačnost za sve korisnike. Možete nas
kontaktirati putem e-pošte ili telefona navedenih u kontakt sekciji.
Nastojimo odgovoriti na sve upite vezane uz pristupačnost u roku od 5 radnih dana i implementirati
potrebne izmjene u razumnom vremenskom okviru.
